Gérer sa facturation dans Meolya : factures, acomptes et avoirs

Le devis promet, la facture encaisse. C'est elle qui remplit le compte en banque, elle aussi qui porte le plus d'obligations légales. Bonne nouvelle : dans Meolya, la facturation se pilote depuis un seul écran, de l'émission au dernier euro encaissé.

Si vous arrivez d'un devis signé, le bouton Facturer a déjà fait la moitié du chemin : client, lignes, remises et échéancier sont repris tels quels (c'est le sujet du guide du devis). Mais ce guide se lit très bien sans : tout ce qui suit fonctionne aussi pour une facture créée directement.

Une facture émise est un document comptable et fiscal : numéro unique dans une séquence continue et sans trou, date d'émission, identité complète des deux parties, détail des prestations, montants HT et TTC, taux de TVA, date d'échéance et conditions de paiement. Entre professionnels s'ajoutent les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros. Et elle se conserve dix ans.

Une règle domine toutes les autres : une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Une erreur se corrige par un avoir, jamais par une rature. On y revient plus bas, c'est toute la fin de ce guide.

Deux chemins. Le premier : un devis signé et le bouton Facturer, zéro ressaisie. Le second : Nouveau, puis Nouvelle facture, et vous composez comme un devis : le client vient de l'annuaire, les lignes du catalogue, le panneau Taxes et remises centralise TVA, remises et majorations, les collaborateurs s'associent au document avec leur rôle.

Une différence saute aux yeux si vous connaissez l'éditeur de devis : pas de panneau de signature, et pas d'échéancier à configurer ici. Sur une facture, le paiement se pilote après validation, tranche par tranche, depuis le document lui-même.

Valider fige la facture : numéro définitif dans la séquence, contenu verrouillé. Ensuite, le panneau Paiements prend le relais avec Facturer un montant : vous émettez tout, ou une partie, en pourcentage ou en euros, le raccourci Facturer le reste soldant la fin. Chaque émission porte sa date, et l'échéance de règlement court à partir d'elle.

C'est ce découpage qui rend les chantiers longs vivables : 30 pour cent à la commande, 40 à mi-parcours, le solde à la livraison, chaque tranche émise au bon moment. Et si la facture vient d'un devis à acomptes, l'échéancier promis au client est déjà en place.

Le chemin le plus court entre une facture et un paiement reste le lien de paiement en ligne. Concrètement :

• Au moment d'émettre, cochez Émettre avec Meolya Pay : un lien de paiement sécurisé est généré, et le client règle par carte, sans compte à créer.
• Partagez le règlement comme le client le préfère : le PDF à joindre, ou l'envoi par email directement depuis la facture.
• Le paiement arrive, le statut suit tout seul : la tranche passe payée, le reste à payer se met à jour.
• Un règlement traîne ? Reprendre via Meolya Pay régénère un lien de paiement et le renvoie au client, sans rien casser.

Le client a payé par virement, chèque ou espèces ? Confirmez la réception en consignant le mode de paiement : votre suivi reste juste, quel que soit le canal. Et si un règlement doit être annulé, l'annulation se fait avec un motif : annuler le lien en ligne conserve l'échéance à régler, les autres motifs marquent le paiement comme refusé.

La liste Facturation est votre tour de contrôle : les totaux de l'année en tête, et un filtre par statut qui dit tout : Brouillons, En cours, Émis, Part. payés, Payés. Passé l'échéance, une facture bascule En retard, bien en rouge ; laissée trop longtemps sans règlement, elle finit Impayée. Chaque ligne affiche ses montants, chaque facture son reste à payer.

La routine qui change tout tient en une phrase : une fois par semaine, ouvrez le filtre En retard, et relancez. Une facture en retard relancée tôt est une facture payée ; la même, oubliée deux mois, est un contentieux.

Erreur de quantité, geste commercial, prestation annulée après émission : la facture ne bouge pas, c'est l'avoir qui corrige. C'est un document à part entière, aux montants négatifs, numéroté dans la continuité de sa facture, et qui laisse la trace comptable propre que l'administration attend.

Sur chaque facture, le bouton Avoir ouvre le gestionnaire : les avoirs existants du document, et Créer un avoir pour en ouvrir un nouveau. L'éditeur montre alors la facture en haut, l'avoir en bas : cochez les lignes à reprendre, en totalité ou en partie, ou appliquez un Remboursement ou une Majoration d'un montant global, TVA incluse ou exclue. Sauvegardez en brouillon le temps de vérifier, puis Valider : l'avoir reçoit son numéro et rejoint la séquence.

Les réflexes d'une facturation saine :

• Facturez le jour où la prestation se termine : chaque semaine d'attente est une semaine de trésorerie perdue.
• Proposez le paiement en ligne par défaut : un lien se règle plus vite qu'un RIB recopié.
• Consignez chaque encaissement le jour même, votre comptabilité vous dira merci.
• Jamais de suppression, jamais de rature : une erreur = un avoir.
• Le filtre En retard chaque semaine, et une relance polie qui part tôt.
• Renseignez le SIRET de vos clients professionnels dès la fiche : la facturation électronique arrive, autant être prêt.