Faire un devis avec Meolya : de la création à la signature en ligne

Le devis est le document qui engage tout le reste : le prix, le périmètre, le calendrier de paiement, et la confiance du client. C'est aussi, une fois signé, un contrat. Bonne nouvelle : c'est précisément le document que Meolya soigne le plus.

Ce guide déroule le parcours complet : composer un devis lisible, gérer les remises et les acomptes, demander des arrhes, l'envoyer à la signature en ligne, et arriver au moment où il n'y a plus qu'à facturer.

Un devis signé par votre client vaut engagement contractuel des deux côtés. Pour tenir ce rôle, il doit porter la date, votre identité complète et celle du client, le détail chiffré des prestations (quantités, prix unitaires), les montants HT et TTC, les taux de TVA, la durée de validité de l'offre et les conditions d'exécution et de paiement. Il est en principe gratuit, et il est même obligatoire dans certains secteurs, notamment les travaux et le dépannage à domicile, le déménagement ou certaines prestations de santé.

La règle d'or : un devis précis protège les deux parties. Ce qui est écrit n'est plus à discuter ; ce qui ne l'est pas se discutera toujours.

Depuis Facturation, bouton Nouveau, puis Nouveau devis. Tout part de ce que vous avez déjà préparé : le client vient de l'annuaire, les lignes viennent du catalogue, avec descriptions, prix et TVA préremplis. Le panneau Objet & Commentaire donne le contexte de l'offre, les Notes restent privées, et vous pouvez associer des collaborateurs au document avec leur rôle : le sous-traitant ou le consultant concerné est rattaché au dossier.

Tant que le devis est en Brouillon, il porte une référence provisoire et tout est modifiable. Prenez le temps : c'est l'étape où un devis se relit.

Côté chiffres, le panneau Taxes et remises centralise le taux de TVA du document, appliqué par défaut à chaque ligne et ajustable ligne par ligne, ainsi que les remises et majorations globales en montant HT. Une remise commerciale se voit donc en un seul endroit, proprement, plutôt que maquillée dans les prix unitaires : le client voit l'effort consenti, et votre catalogue garde ses vrais tarifs.

Le panneau Acomptes définit l'échéancier de paiement dès l'offre : choisissez le nombre d'acomptes, puis pour chaque tranche un montant, une date d'échéance, et laissez le raccourci Prendre le reste solder la dernière. Le pourcentage affiché donne une idée de la répartition, mais c'est le montant en euros qui fait foi. Sans acompte, le devis sera facturé en une seule fois.

C'est un réflexe précieux sur les gros montants : un 30 / 40 / 30 écrit noir sur blanc au devis évite la négociation de trésorerie au moment de facturer, puisque le client s'y est engagé en signant.

Quand l'offre est prête, le bouton Valider verrouille le devis : il reçoit son numéro définitif dans votre séquence continue, passe au statut En cours, et son contenu n'est plus modifiable. C'est ce verrou qui rend le document opposable : ce que le client signera est exactement ce que vous avez validé.

Besoin de corriger ? Tant que rien n'est engagé, Déverrouiller le repasse en brouillon. Le bon rythme : brouillon tant que l'offre bouge, validation au moment d'envoyer.

Sur un devis validé, le panneau Signature client propose deux voies : la signature électronique, ou la signature papier pour les clients qui préfèrent le stylo. En électronique, Meolya génère un lien de signature unique, avec une durée de validité que vous choisissez, 14 jours par défaut. L'activation est définitive pour ce devis : c'est aussi à ce moment que vous pouvez définir des arrhes ou un acompte à verser à la signature, on y revient plus bas.

Côté client, le lien ouvre une page dédiée : lecture du devis, signature dessinée à la main, identité déclarée, acceptation des conditions générales, puis Confirmer et signer, ou Refuser le document. Pas de compte à créer, pas d'application à installer : un lien, une lecture, une signature.

Côté app, vous suivez tout depuis le devis : le statut passe à Émis, le lien se copie ou s'envoie par email en un clic, et le versement demandé s'affiche une fois encaissé.

Au moment d'activer la signature, Meolya vous laisse demander un versement d'avance, et surtout choisir sa nature, car les deux régimes n'ont pas les mêmes effets juridiques. L'acompte engage fermement les deux parties : la commande ne peut plus être annulée unilatéralement. Les arrhes, prévues par l'article 1590 du code civil, ouvrent un droit de dédit : le client peut renoncer en les perdant, et vous pouvez renoncer en les restituant au double. Et attention au réglage par défaut de la loi : sans mention expresse, un versement est présumé constituer des arrhes. Meolya imprime la qualification choisie sur le devis, noir sur blanc.

En pratique : arrhes pour réserver une date ou un créneau que vous bloquez, acompte pour engager un chantier ou une commande ferme. Indiquez le montant TTC, plafonné au total du devis, puis cochez Montant déjà encaissé si le règlement est déjà arrivé, ou activez Encaisser avec Meolya Pay : le client règle alors directement depuis la page de signature. Ce versement à la signature ne génère pas de facture d'acompte : il est déduit du total TTC de la facture finale, un traitement à confirmer avec votre comptable.

Le client a signé : le devis passe en Validé, et sa signature est archivée sur le document, visible dans le panneau Signature client. S'il refuse, le devis est marqué comme refusé et vous savez où vous en êtes ; passé la durée de validité, le lien n'est simplement plus utilisable. Dans tous les cas, la liste Facturation vous montre l'état de chaque devis d'un coup d'oeil : brouillons, en cours, émis, signés.

Et sur un devis signé apparaît le bouton qui conclut l'histoire : Facturer, qui transforme le devis en facture sans rien retaper. Si la frontière entre les deux documents mérite un rappel pour quelqu'un de votre équipe, notre article Une facture n'est pas un devis la trace proprement.

Les réflexes qui font les bons devis :

• Tout part de l'annuaire et du catalogue : zéro saisie libre, zéro faute dans les prix.
• Brouillon tant que l'offre bouge, validation au moment d'envoyer, jamais l'inverse.
• Une durée de validité courte et réaliste : un devis qui traîne est un devis qui se négocie.
• Arrhes pour réserver, acompte pour engager : choisissez, et écrivez-le.
• Sur les gros montants, l'échéancier d'acomptes se décide au devis, pas à la facture.
• Un refus est une information : notez la raison dans les Notes privées avant de passer au suivant.