Gérer son catalogue de produits et de prestations dans Meolya

Chaque devis raconte la même histoire : les mêmes prestations, les mêmes prix, les mêmes unités. Si vous les retapez à chaque document, vous perdez du temps et vous finissez par avoir trois orthographes et deux prix pour la même chose. Le catalogue de Meolya règle le problème à la racine : vous décrivez votre offre une fois, et chaque document vient se servir dedans.

Ce guide montre comment créer vos produits et vos prestations, comment les ranger pour les retrouver, et ce que ce petit investissement vous rend chaque semaine au moment de facturer.

Le module Produits est votre catalogue. Chaque ligne y résume l'essentiel : le nom, le code, le type, l'unité de vente et le prix unitaire hors taxes. À gauche, une arborescence de dossiers pour ranger tout ça ; en haut, la recherche par nom ou par référence, l'affichage et le tri.

Produits et prestations vivent au même endroit : une visite technique, un forfait de maintenance, un carnet à souches ou une licence logicielle sont tous des fiches du catalogue. Ce qui change, c'est leur type et leur unité.

Bouton Nouveau, puis Nouveau produit. Le formulaire tient en une fenêtre :

• Nom : celui que le client lira sur ses documents.
• Code : laissé sur AUTO, Meolya génère une référence unique. Le champ Référence, plus bas, est libre : gardez-y votre code interne ou celui du fournisseur.
• Type : Produit pour ce qui se livre, Service pour ce qui se preste, Forfait pour ce qui se vend à prix global. C'est une étiquette de lecture, visible dans le catalogue et les sélecteurs.
• Prix unitaire et unité : le prix hors taxes, et la façon dont vous le vendez : heure, jour, session, projet, bilan, pièce. L'unité apparaît sur les documents, choisissez celle que le client comprend.
• Catégorie et dossier : la catégorie est une étiquette affichée sous le nom, le dossier est un rangement dans l'arborescence. Le plus lisible est de les faire coïncider : une catégorie Maintenance, un dossier Maintenance.
• Description : le texte repris sous la ligne du devis. Écrivez-la pour le client : ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas, en une ou deux phrases.

Un double clic sur une ligne ouvre le panneau de détails : code, type, référence, unité, description, et les notes internes. C'est aussi là que se trouvent Modifier et Supprimer. Quand un tarif change, c'est ici que vous le mettez à jour : les prochains documents partiront du nouveau prix, et les documents déjà émis gardent le leur, chaque ligne ayant enregistré ses montants au moment où elle a été posée.

Dans l'éditeur de devis ou de facture, le bouton Produit ouvre le catalogue, avec les mêmes dossiers et la même recherche que dans le module. Vous choisissez une fiche, et Meolya vous montre la ligne prête à poser : nom, référence, description et prix déjà remplis, quantité à ajuster, TVA appliquée automatiquement au taux du document, modifiable ligne par ligne si besoin.

Vous confirmez, la ligne est posée, et le catalogue reste ouvert pour enchaîner la suivante. Tout reste ajustable sur le document : baisser un prix pour un chantier particulier ne touche pas la fiche du catalogue.

Et si la prestation n'existe pas encore, le bouton Nouveau est aussi dans ce sélecteur : créez la fiche sans quitter votre devis. Prenez juste le réflexe de chercher avant de créer, c'est comme ça qu'on évite les doublons.

Un catalogue rend service à proportion de sa tenue. Les routines qui marchent :

• Une offre = une fiche. Si un prix varie selon le contexte, gardez une fiche et ajustez sur le document, plutôt que de créer un double à chaque devis.
• Des dossiers alignés sur vos familles d'offre, les mêmes noms que vos catégories. C'est votre plan de rangement et votre grille de lecture.
• Une revue des tarifs à date fixe, une fois par an ou par saison, plutôt que des retouches au fil de l'eau qu'on oublie à moitié.
• Des noms stables : le jour où vous cherchez tous les devis qui contiennent une prestation, c'est son nom et sa référence qui vous y mènent.

Ce soin prépare aussi la suite : chaque ligne de document pointe vers une fiche de votre catalogue. Le jour où vous voulez savoir ce qui se vend, à quel prix moyen et dans quelle famille, ce sont vos catégories et vos fiches propres qui rendent la réponse lisible. Un catalogue tenu, c'est des statistiques qui veulent dire quelque chose.