Gérer ses clients et partenaires dans Meolya : la fiche persona expliquée

Dans Meolya, un client ne se résume pas à un nom sur une facture. Chaque contact a sa fiche, la fiche persona : coordonnées, adresses, informations légales, et tout l'historique des documents qui la concernent. Vous la remplissez une fois, elle vous suit partout : devis, factures, rendez-vous.

Ce guide montre comment créer ces fiches, les classer pour les retrouver en deux secondes, et pourquoi une fiche bien remplie vous fait gagner du temps sur chaque document qui suit.

Le module Clients et Collaborateurs est votre annuaire. Deux volets, deux usages : les clients, ceux à qui vous vendez, et les collaborateurs, ceux avec qui vous travaillez : fournisseurs, partenaires, sous-traitants, intervenants.

À gauche, une arborescence de dossiers pour classer vos fiches comme vous rangez vos documents : glissez une fiche dans un dossier, ouvrez un dossier pour filtrer la liste. La liste elle-même montre l'essentiel d'un coup d'oeil : nom, type, localisation, email et téléphone, avec la recherche et le tri en haut de page.

Bouton Nouveau, puis Nouveau client. Le premier choix, c'est la nature du contact : Particulier, Pacsé ou Marié pour les personnes, Structure pour les entreprises et organisations, International pour les contacts hors de France. Ce choix adapte le formulaire et surtout les documents : un devis pour un couple marié ne porte pas les mêmes informations qu'une facture pour une SAS.

Pour un particulier : civilité, nom, prénom, adresse principale, téléphone et email. Vous pouvez ajouter d'autres adresses après la principale : utile quand le chantier n'est pas au domicile, ou que la facturation part ailleurs.

Pour une structure : raison sociale, forme juridique, SIRET et numéro de TVA intracommunautaire. Ces deux derniers champs ne sont pas décoratifs : ils figurent sur vos documents et identifient légalement votre client professionnel.

La fiche créée, ouvrez-la d'un double clic : coordonnées, informations d'entreprise, et la liste des documents récents qui la concernent. C'est le réflexe à prendre avant d'appeler un client : sa fiche vous remet le contexte sous les yeux, dernier devis compris.

Pour le classement, les dossiers sont libres : à vous de choisir une logique et de vous y tenir. Trois découpages qui fonctionnent bien : par état de la relation (prospects, clients actifs, anciens clients), par secteur ou par ville quand vous couvrez plusieurs zones, ou par type de chantier. Le bon critère est celui qui correspond à la question que vous vous posez le plus souvent.

Et avant de créer une fiche, cherchez-la : la barre de recherche évite les doublons, et un annuaire sans doublon, c'est un historique de documents qui reste lisible.

C'est ici que la saisie unique prend son sens. Dans un devis ou une facture, le panneau Client et Collaborateurs vous ouvre l'annuaire : vous choisissez la fiche, et le document récupère ce qu'elle contient, adresses et informations légales comprises. Pas de recopie, pas de faute de frappe sur un SIRET.

Le même panneau permet d'associer des collaborateurs au document : le fournisseur ou le sous-traitant concerné est rattaché au dossier, et vous retrouvez plus tard qui est intervenu sur quoi.

Si le contact qu'il vous faut n'existe pas encore, le bouton Nouveau est aussi dans ce sélecteur : vous créez la fiche sans quitter votre devis, et elle rejoint l'annuaire comme les autres.

Les bonnes routines, en résumé :

• Créez la fiche avant le premier devis, jamais pendant un appel.
• Cherchez avant de créer : un contact, une fiche, pas de doublon.
• SIRET et TVA intracommunautaire dès la création pour les professionnels.
• Une logique de dossiers simple, la même pour tout le monde dans l'équipe.
• L'interrupteur double annuaire pour les partenaires qui sont aussi clients.
• Un passage par la fiche avant chaque rendez-vous : l'historique y est déjà.