Bien démarrer avec Meolya : le guide pratique de tous les modules

Ouvrir Meolya pour la première fois peut donner le vertige : devis, factures, comptabilité, agenda, cloud, messagerie... tout est là. La bonne nouvelle, c'est que ces modules ne sont pas des outils séparés posés côte à côte, mais une seule suite qui partage une donnée unique.

Ce guide vous explique à quoi sert chaque module et dans quel ordre les activer pour que votre activité tourne sans double saisie.

L'idée directrice à garder en tête : une information saisie une seule fois (un client, un produit, un tarif) se retrouve partout ailleurs, toujours à jour. C'est ce mécanisme qui vous fait gagner du temps et évite les erreurs de recopie.

Avant de créer votre premier devis, prenez dix minutes pour remplir deux briques qui servent de socle à tout le reste.

Les fiches clients distinguent les particuliers et les professionnels (avec SIRET). Une fois une fiche créée, vous n'aurez plus jamais à ressaisir une adresse ou un numéro de TVA.

Le catalogue de produits et services rassemble vos prestations, organisées en dossiers. Un graphiste y range par exemple "Logo" à 900 €, "Charte" à 1 500 € et "Illustration" à 250 €. Ensuite, un devis se monte en quelques clics en piochant dans ce catalogue, sans retaper un seul montant.

C'est le cœur de la plupart des activités indépendantes. Le module devis et factures couvre l'ensemble du cycle commercial, du premier chiffrage à l'encaissement.

Vous créez un devis, le faites accepter, puis le transformez en facture sans rien ressaisir. Meolya gère les acomptes et paiements partiels : sur un chantier de 4 000 €, vous facturez par exemple un acompte de 30 % à la commande, puis le solde à la livraison. Les avoirs et factures rectificatives sont également pris en charge.

Chaque facture porte un numéro de série fiscal continu, y compris pour chaque acompte, et les mentions de certification sont figées au moment de l'émission : modifier un modèle plus tard ne changera jamais un document déjà envoyé.

Chaque document affiche son statut (brouillon, validé, facturé, payé). Vous voyez d'un coup d'œil ce qui reste à encaisser et vous lancez les relances sans quitter l'écran.

Pour être réglé plus vite, Meolya Pay envoie au client un lien de paiement par carte. Les frais sont toujours inclus dans le prix affiché, conformément à l'article L112-12 du Code monétaire et financier : votre client ne supporte aucun surcoût lié à son moyen de paiement.

Le module de comptabilité tient le registre de vos frais professionnels avec catégories, TVA et SIRET du commerçant. L'atout marquant : le scan de justificatifs par IA.

Vous photographiez un ticket de restaurant ou une facture d'essence, et Meolya en extrait une note de frais complète avec le justificatif archivé. Fini la boîte à chaussures de reçus froissés à trier en fin de trimestre.

• Un tableau de bord de statistiques pour suivre vos dépenses et vos entrées
• Des exports comptables prêts pour votre comptable : FEC, CSV, ODS, XLSX, relevé PDF
• Un portail expert-comptable en lecture seule, partageable sans créer de compte pour lui

Concrètement, une consultante qui travaille avec un cabinet lui ouvre un accès : il consulte la synthèse, le relevé, le FEC et les pièces justificatives quand il en a besoin, sans le moindre échange de fichiers par mail.

Pour les activités sur rendez-vous (thérapeutes, consultants, artisans en visite), trois modules travaillent ensemble.

L'agenda d'équipe centralise les disponibilités. Plutôt que d'échanger dix mails pour caler une date, vous proposez des créneaux : le client choisit et confirme en ligne, avec invitations et réponses au format ICS.

Le widget de réservation va plus loin : c'est une page publique de prise de rendez-vous, en créneaux manuels ou automatiques, que vous intégrez directement sur votre propre site.

Enfin, Meet assure la visioconférence intégrée : accès par lien ou par code, salle d'attente, modération par l'hôte, partage d'écran, chat et partage de documents pendant l'appel. Vos clients extérieurs y accèdent sans créer de compte.

Dès que vous travaillez à plusieurs ou que vous gérez des projets, une deuxième famille de modules entre en jeu.

Le Cloud est hébergé en France : vous partagez un dossier par lien sécurisé, avec mot de passe, date d'expiration et limite de téléchargements. La signature électronique permet de faire signer devis et documents en ligne, ou de déclarer une signature papier.

Vous n'avez pas besoin de tout activer le premier jour. Voici un ordre de montée en puissance qui a fait ses preuves.

1. Renseignez votre entreprise, vos clients et votre catalogue
2. Émettez vos premiers devis et factures, puis activez Meolya Pay
3. Mettez en place le registre des frais et le portail expert-comptable
4. Branchez l'agenda, le widget de réservation et Meet si vous recevez des clients
5. Étendez à l'équipe : messagerie, cloud, kanban et permissions

Un artisan seul s'arrêtera peut-être aux trois premières étapes ; un cabinet de trois personnes ira jusqu'au bout. Chaque brique reste utile indépendamment, mais leur vraie force apparaît quand elles partagent la même donnée.

Meolya réunit tous ces modules dans un seul abonnement, avec une donnée unique partagée et un hébergement en France. Vous remplacez l'empilement d'outils séparés par une suite cohérente, disponible en six langues, avec des offres Essentiel, Pro et Entreprise et des options de stockage et de messagerie.

Le meilleur moyen de comprendre l'enchaînement des modules reste de l'essayer : des comptes de démonstration gratuits vous laissent parcourir chaque brique avant de vous engager.

Cet article a une vocation informative et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou comptable personnalisé. Les règles et calendriers cités peuvent évoluer ; pour votre situation précise, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou des sources officielles.