Notes de version : réunions, mentions légales et comptabilité associative

Voici la deuxième note de version de Meolya. Elle couvre tout ce qui a changé depuis la première, consacrée au Board : une semaine chargée, qui touche les réunions, les devis et factures, l'agenda, la messagerie, la comptabilité et votre profil d'entreprise.

Comme toujours, l'objectif est simple : vous dire ce qui arrive, ce qui change et ce qui est corrigé, sans jargon. Chaque partie peut se lire seule, servez-vous des titres pour aller directement à ce qui vous concerne.

• Présenter un document pendant un appel : tout le monde voit la même page, en même temps.
• La visionneuse ouvre les fichiers Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument sans les télécharger.
• Le chat des réunions accepte la mise en forme et les fichiers, avec une validation par les organisateurs.
• Un devis verrouillé porte une date de validité, 30 jours par défaut.
• Un acompte ou des arrhes encaissés donnent automatiquement une facture d'acompte, déduite de la facture finale.
• Des mentions légales par document, rédigées avec un assistant, mises en forme et figées à l'émission.
• La réservation en ligne réserve un temps de préparation, un temps après le rendez-vous et, à la confirmation, un temps de trajet.
• Le webmail gère des listes de diffusion, avec désinscription et envoi programmé.
• Les associations et fondations ont enfin leurs propres mouvements en comptabilité.
• Les entreprises au SIRET non diffusible complètent elles-mêmes les informations que l'INSEE ne publie pas.

Pendant un appel, dans Meolya Meet comme dans un appel de la messagerie, vous pouvez désormais présenter un document à tous les participants. Un PDF s'affiche tel quel ; un document Word, Excel, PowerPoint ou OpenDocument est converti automatiquement au moment de l'envoi.

Tout le monde voit la même page au même moment : vous tournez les pages, les autres suivent. La présentation s'arrête quand vous la terminez ou quand vous quittez l'appel. Les invités qui rejoignent une réunion sans compte Meolya peuvent présenter des PDF.

Le chat d'une réunion reprend la mise en forme de la messagerie : gras, italique, code, liens. Un bouton + permet d'envoyer un fichier depuis votre ordinateur ou depuis votre Cloud Meolya, et chaque fichier apparaît dans la conversation sous la forme d'une pastille qui s'ouvre d'un clic.

Selon les réglages de partage de la réunion, le fichier envoyé par un participant attend la validation d'un organisateur avant d'être visible par tous. Les organisateurs acceptent ou refusent depuis la pastille ou depuis la fenêtre Demandes en attente. Un participant peut aussi demander l'accès à un fichier précis, et l'accès accordé ne vaut que pour ce fichier.

Deux détails changent aussi le confort des appels :

• Un lien qui sort de Meolya affiche d'abord une fenêtre Vous quittez Meolya, avec l'adresse complète et un bouton Copier.
• La fenêtre d'appel réduite ne recouvre plus les notifications ni le guide : ils se décalent au-dessus d'elle, et reprennent leur place quand vous la déplacez ou la fermez.

La visionneuse de documents reconnaît maintenant les formats bureautiques : Word, Excel et PowerPoint, leurs équivalents OpenDocument, ainsi que les modèles et les fichiers à macros. Un texte s'affiche page par page, un tableur feuille par feuille, et une présentation diapositive par diapositive, avec des flèches, les touches du clavier ou un glissement du doigt sur téléphone.

Vous retrouvez cette visionneuse partout où un fichier s'ouvre : dans le Cloud, dans les pièces jointes du webmail, dans le chat des réunions et sur les pages de partage.

Quand vous verrouillez un devis, Meolya vous demande désormais jusqu'à quand l'offre est valable : une durée en jours ou une date précise, 30 jours par défaut, jusqu'à un an. La date choisie s'affiche dans le devis (Valable jusqu'au) et sur le PDF (Date de validité). Si vous déverrouillez puis reverrouillez le devis, la question vous est reposée.

Autre changement : un devis verrouillé mais pas encore envoyé n'affiche plus le tampon ni la signature de votre entreprise. Ils apparaissent une fois le devis envoyé.

Lorsque vous indiquez qu'un acompte ou des arrhes ont été encaissés, Meolya émet automatiquement la facture d'acompte correspondante, avec la TVA ventilée par taux. Au moment de facturer le solde, la facture finale déduit ce qui a déjà été réglé, sur une ligne qui cite la facture d'acompte et sa date. Les deux factures sont reliées : un clic sur cette ligne ouvre la facture d'acompte.

La facture d'acompte suit aussi la facturation électronique : elle porte son propre type de document, et la facture finale y fait référence. Un devis signé reste visible dans votre liste tant que son acompte n'est pas réglé.

Une nouvelle page Profil > Documents > Mentions légales rassemble vos textes, présentée en deux colonnes comme celle des Modèles. Pour chaque type de document (devis, facture, avoir), vous choisissez le texte commun, un texte personnalisé ou aucun texte, et vous pouvez prévoir une version pour vos clients professionnels et une autre pour les particuliers. Le même principe s'applique à la page des conditions jointe à vos documents.

Pour écrire ces textes sans partir d'une page blanche, un assistant juridique vous pose ses questions une par une. Ce que votre profil connaît déjà est prérempli. Vous pouvez quitter l'assistant à tout moment sans que rien ne soit modifié, et le récapitulatif final vous laisse choisir, texte par texte, de remplacer ou de conserver ce que vous aviez.

Les textes acceptent maintenant une mise en forme : titres, gras, italique, listes, citations et tableaux. Un formulaire de rétractation, par exemple, s'imprime avec de vraies lignes à remplir. Vos anciens textes ont été convertis sans perte.

Le studio de modèles de documents signale maintenant ses problèmes dans un panneau dédié, chacun avec une explication en clair. Si un élément d'un modèle ne peut pas être dessiné, il est laissé vide au lieu d'empêcher la création du document, et l'équipe Meolya en est prévenue. Les modèles peuvent enfin afficher les mentions obligatoires une par une, plutôt qu'en un seul bloc de texte.

L'outil de réservation en ligne, celui que vous intégrez à votre site pour recevoir des demandes de rendez-vous, sait maintenant réserver du temps autour de chaque rendez-vous : un temps de préparation avant, et un temps après le rendez-vous pour conclure ou vous déplacer. Les deux valent 30 minutes par défaut, pour tous les outils de réservation, y compris ceux déjà en place.

Dans Agenda > Paramètres, la carte Créneaux propose des durées toutes prêtes (aucun, 5, 10, 15, 30, 45 minutes, 1 heure) et une durée personnalisée jusqu'à 4 heures. Une frise vous montre à l'avance le temps bloqué autour d'un rendez-vous.

Tant que rien n'est réservé, tous vos créneaux restent proposés, l'un après l'autre. Dès qu'un visiteur en choisit un, les créneaux voisins qui empiètent sur le temps réservé autour de lui disparaissent. Exemple avec des rendez-vous d'une heure et 30 minutes avant et après :

Le trajet dépend de chaque rendez-vous, il se règle donc au moment où vous le confirmez. La fenêtre de confirmation propose un champ Temps de trajet, compté à l'aller et au retour. Laissé vide, il vaut zéro : c'est le cas d'un rendez-vous en visio. Rempli, il s'ajoute au temps bloqué, et une frise vous montre la plage obtenue.

Si ce trajet empiète sur une autre réservation ou sur un événement de votre agenda, Meolya vous le signale avant de confirmer, et vous choisissez de réduire le trajet ou de confirmer quand même. Le temps de trajet est aussi noté dans l'événement créé dans votre agenda.

Le webmail sait maintenant écrire à une liste de diffusion. Une liste rassemble des adresses ou des contacts de Meolya, jusqu'à 1 000 destinataires. Pour l'utiliser, tapez # dans le champ du destinataire et choisissez la liste : chaque personne reçoit son propre message, sans voir les autres destinataires.

• Le bouton {{ }} insère des champs personnalisés, par exemple le nom du contact, remplis pour chaque destinataire.
• Chaque message contient un lien de désinscription. Une personne désinscrite ne reçoit plus les envois de cette liste.
• Un envoi peut partir tout de suite ou être programmé, puis modifié tant qu'il n'est pas parti.
• Les envois sont étalés dans le temps pour préserver la réputation de votre adresse, et vous êtes prévenu quand la diffusion est terminée.

Jusqu'ici, une association enregistrait ses opérations avec des catégories pensées pour les entreprises : pas de cotisations, pas de dons, mais un apport en capital et des dividendes qui n'avaient aucun sens pour elle. Désormais, les catégories proposées suivent la forme juridique indiquée dans votre profil.

• Les associations et fondations disposent d'une section Vie associative, et ne voient plus le capital, les dividendes, le compte courant d'associé ni le compte de l'exploitant.
• Les sociétés gardent le capital, les dividendes et les comptes courants d'associés.
• Les entrepreneurs individuels gardent l'apport et le prélèvement de l'exploitant.
• Les opérations déjà enregistrées gardent leur catégorie, même si la forme juridique change.

Ces comptes suivent le plan comptable des associations (règlement ANC n° 2018-06). Ils se retrouvent tels quels dans votre export FEC, vos registres et vos statistiques. La lecture automatique des justificatifs connaît aussi votre forme juridique : elle ne proposera pas un don à une société, ni un apport en capital à une association.

Certaines entreprises ont demandé à l'INSEE de ne pas rendre publiques leurs informations : leur adresse apparaît alors comme non diffusible dans les registres. Meolya ne pouvait pas la récupérer, alors que vos factures en ont besoin. Désormais, quand votre SIRET est concerné, Meolya vous propose de compléter vous-même les informations retenues, à l'inscription comme dans Profil > Entreprise.

L'adresse se saisit avec le bloc d'adresse habituel, et le code postal se choisit parmi ceux de votre commune, que l'INSEE publie toujours. Ce formulaire n'apparaît que pour les entreprises concernées.

Dans la carte Logo de Profil > Entreprise, un petit bouton placé avant Importer ouvre les compléments du logo :

• Icône secondaire : une version carrée de votre logo, utilisée dans l'en-tête des pages suivantes de vos documents.
• Slogan : une courte phrase de 25 caractères au plus, imprimée sous le logo de la première page uniquement. Elle se définit et se modifie directement dans la ligne.

Une pastille sur le bouton vous indique qu'un complément est déjà en place.

Une carte Mes factures rassemble les factures et les avoirs que Meolya vous adresse pour votre abonnement, émis par MEOLYA SAS, prêts à être téléchargés.

Dans les chantiers et en comptabilité, les onglets et les cartes ne s'affichent plus que si votre rôle vous permet d'y accéder. Plus de bouton qui mène à un refus.

Le renouvellement des abonnements est maintenant vérifié plusieurs fois par jour, pour qu'aucune échéance ne passe inaperçue. Un échec de paiement ne vous est signalé que lorsque votre banque a réellement refusé le paiement : une erreur temporaire ou un prélèvement SEPA encore en cours ne déclenche plus d'alerte inutile.

• Les blocs client des modèles de documents s'ajustent à la hauteur de leur contenu.
• L'italique s'imprime désormais correctement dans les PDF.
• Les mots très longs, comme une adresse ou un lien, sont coupés proprement dans les PDF au lieu de déborder.
• Le message d'annulation envoyé lorsqu'un rendez-vous est supprimé de l'agenda est corrigé.
• Le lien de désinscription de la newsletter fonctionne aussi pour les lecteurs qui ne sont pas connectés.

Cette semaine, Meolya s'est surtout rapproché de la façon dont vous travaillez vraiment : présenter un devis à un client pendant l'appel, envoyer une offre qui dit jusqu'à quand elle tient, encaisser un acompte sans refaire la facture à la main, écrire à tous vos adhérents d'un coup ou tenir la comptabilité d'une association avec les bons comptes. Retrouvez toutes les notes de version avec le filtre Notes de version de la page Actualités.

Les fonctionnalités décrites sont disponibles dès la mise à jour de votre instance. Certaines dépendent de vos droits ou de votre forme juridique. Les comptes cités suivent le règlement ANC n° 2018-06 ; pour votre situation précise, rapprochez-vous de votre expert-comptable.